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    职业素质训练:学会优先排序

    作者: 佚名  上传时间:2009-03-29  浏览:165
    人在职场身不由己,大家一见面,问候之后,通常的第一句话就是:“最近忙吗!”回答者大都是“嘿,别提啦,最近真是晕头转向,快忙死啦!这日子真不是人过的”。说完之后,仍然过着“不是人过的日子”。忙碌的人很可爱,像辛勤的小蜜蜂,似乎不知疲倦,但可爱的人必有可恨之处,忙人的可恨之处主要表现在他们抓不住工作重点,不懂得?#26197;?#31649;理。
      “二八”法则
      1897年,意大利经济学家帕累托,在从事经济学研究时,偶然注意到19世纪英国人?#32856;?#21644;?#25214;?#20043;间存在着一种重要的现象,即20%的人口享有80%的?#32856;弧?#36825;一重大的发现揭开了世界?#32856;?#20998;配的秘密。后来,人们把这一研究成果运用到企业管理中,比如,20%的努力带来80%的收获;20%的顾客带来80%的生意;20%的产品带来80%的利润;20%的时间和精力创造80%的绩效?#21462;?#36825;也就是所谓的“二八法则”。
      “二八”法则在我们日常生活中?#36130;?#36941;存在,比如,你衣柜里的衣服琳琅满目,经常穿的也就是20%;你的朋友遍天下,经常和你来往并能帮上忙的也就是20%;大街小巷,商店超市到处都是,你经常光顾的顶多就是那其中的20%。
      “二八”法则也叫帕累托法则、不平衡法则、关键少数法则、最省力法则等,是指在因和果、努力和收获之间,普遍存在着似乎无法解释的不平等关系。“二八”法则的精髓是:抓住关键的少数,用80%的时间和精力,去做对你的工作最有价值和最重要的那20%的大事,而对于那些琐碎的80%的小事可以见缝插针,甚至可以忽略不计。其实,“二八”法则并不神秘,我们平常所说的抓主要矛盾、“牵牛要牵牛鼻子”、“擒贼先擒王”、?#26696;?#20030;目张”等都是这个道理。问题是不少人知道,但就是没有做到,或者没有坚持做到,结果总是劳而无功,最后变成了可怜兮兮的“没有功劳也有苦劳”的人。
      在实际工作中,所有的工作都既有紧急程度的不同,同时也有重要程度的不同,根据这两个维度,我们可以把自己的工作和生活中的事情分成如下表所示的四个象限。
      你在不同的象限?#24230;?#26102;间的多少,决定了你绩效水平的高低。
      如果你的大量时间?#24049;?#36153;在第一象限,?#24471;?#20320;是一个“消防队员”式的人物,主要原因是因为你的工作方法不当,缺乏规划和计划,抓不住工作重点,因而在工作中漏洞百出,整天陷入似乎既紧急又重要的事务之中,忙于挽救失误、处理本不该发生的问题?#21462;?#36825;种情况下,你很难取得满意的工作绩效,即使取得了一些工作业绩,也是用自己的精神压力、超时加班、身体健康或家庭幸福换来的。
      如果你把大量的时间浪费在第三、第四象限,?#24471;?#20320;不是一个失败者就是一个平庸无为的人。因为你急功近利,缺乏自制和自律,对工作乃至对自己的生命不负责任,随波逐流。你分不清哪些事情对你来说是重要的,是应该做好的;哪些事情对你来说是不重要的,根本不值得去花费时间。比如无休止地打牌、聊天、逛街、看?#35797;?#21095;,确实很有趣,但对你的职业进步丝毫没有任何的帮助。结果你陷入了“甜蜜”的陷阱,整日忙碌在一些看起来很有趣但却毫无意义的事情上,最终是得过且过,碌碌无为。
      作为一个训练有素的职业人,主要做的应该是第二象限的工作,并尽量减少第一象限的工作。第二象限的事情尽管很重要,但是往往不紧急,可是它们却是我?#24039;?#21629;中的“大石块”。我们经常会忽?#36816;?#20204;,或者是往后拖延它们。比如,制定计划,坚持学习,提升能力,锻炼身体,关心家庭,孝顺父?#31119;?#19982;配偶、孩子沟通,休闲身心?#21462;?#22240;此,我们应该做到:
      (1)合理的将自己的工作按紧急和重要程?#28982;?#20998;到不同的象限中去;
      (2)先做或者将大部?#36136;?#38388;和精力用于做属于第二象限的工作;
      (3)许多第一象限的工作,实际上是因为第二象限的工作没有做好而产生的,要注意纠正;(4)不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑,它没有你想象的那么紧急;
      (5)根据第二象限的事务制订有序的时间安排计划;
      (6)80%的时间做第二象限和第一象限的工作,20%的时间做其他象限的工作。
      再说一遍,要时刻牢?#29301;?#29992;80%的时间和精力去做影响和决定你工作和生活中的那20%的重要的事情,也就是说,你要时刻抓住并做好那些关键的少数,而不是相反。
      优先排序
      如果有一个人对你说,他有一个价值2.5万美金的工作方法,只要你买到后认真实践,肯定会让你成为成功人士。你相信吗?你愿意购买吗?你不要不相?#29275;?#36824;真有这回事。
      美国伯利恒钢铁公司总?#36855;?#22240;为公司濒临破产,而向效率管理大师艾维利咨询求助。听了总裁一个多小时的倾诉,艾维利说:这样吧,我给你一个方法,不过如果这个方法确实有用的话,你要付给我2.5万美元的报酬。总裁此时已经焦头烂额,虽然觉得有点离谱,但还是答应了。于是,艾维利拿出了一张?#23383;劍?#35831;总裁把他第二天要做的全部事情写下来。几分钟后,?#23383;?#19978;满满记录了总裁先生几十项要做的工作。
      这时,艾维利请总裁认真考?#29301;?#24182;要求他按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他,请他?#29992;?#22825;开始,每天都这样做?#22909;?#22825;一开始,全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全?#24613;?#22909;,然后再全力以赴做标号为“2”的事,以此类?#30130;?#30452;到你下班为止。如果你一天只做完了第一件事情,那不要紧,因为你总是做着最重要的事情。艾维利还建议他,如果这个方法?#34892;В?#21487;将此法推行?#20102;?#30340;高层管理人员,若还?#34892;В?#32487;续向下推行,直至公司的每一位员工。
      这就是著名的“六点优先工作制”方法,艾维利认为,一般情况下,如果人们每天都能全力以赴完成六件最重要的事,那么他一定是一位高效率人士。一年后,艾维利的方法在伯利恒钢铁公司产生了巨大的效果,作为咨询的报酬,他也如愿收到了一张来?#22278;?#21033;恒公司的2.5万美金的支票。
      不少人总是“先做紧急的事,再做不紧急的事?#20445;?#32467;果成了紧急的奴隶,每天把80%的时间和精力都花在了“紧急但不一定重要的事情”上。为了提高绩效,我们必须转变思考方式和工作习惯,依据事情的“重要程?#21462;?#25490;定工作优先次序,而不是根据事情的“紧急程?#21462;?#25490;定工作优先次序。
      好了,你可以根据上述的方法,为自己制定一个每月、每周、每天的工作图表,这个图表也可以纳入你工作日志的一部分。图表?#36763;?#20986;你每月、每周、每天的最重要的工作,并在最重要的工作前打上标?#29301;?#25110;换一下颜色。这些重要的工作项目不一定就是六项,也可以是四五项或者两三项,甚至是一项。当然,需要明确的是月、周、天的重要工作之间是平衡关联的。以一天为例,具体的做法是:
      (1)列清单。将每天的工作或其他安排按条列出,越详细越好。
      (2)排顺序。
      ――今天的核心事务:?#30001;?#38754;的清单里选出你认为今天最重要的一件事、两件事、三件事或者是五件事?#33457;D―将清单上的事件按重要程度排序(在最后面标上1、2、3……)。
      ――将清单上的事件按紧急程度排序(在后面标上1、2、3……)。
      ――综合考量重要的事和紧急的事,确定今天时间安排的优先顺序(在行事历上记录1、2、3……)
      (3)列日程排序表。
      管理时间
      管理好自己的时间,做一个训练有素的高效能的人,还有一个重要的法则,这就是手表法则。简单地说,所谓手表法则就是:一个时间只专心专注于做好一件事情。
      在日常生活中,当你有一只表时,你可以知道现在是几点钟几分甚至?#35813;耄?#32780;当你同时拥有?#34903;?#34920;时,你却很难精确地确定时间。?#36136;?#29983;活和工作中,我们很容易掉入?#34903;?#25163;表的陷阱,就是正在干的?#25176;?#37324;想的不是同一件事情,或者同时干两件事情,或者一件事情没有做完,又开始做另外一件事情。结果,脚踩?#34903;?#33337;或多只船,使我们的行为陷于混乱,最后一件事情也没有?#27807;?#22320;做好。所以,一旦你确定眼前要做这件事,你就要专心致志地把它们做好,不要吃着碗里看着锅里。当你与老婆休闲度假的时候,你就不要想你工作上的事情,以免你的老婆生气,破坏了美好的时光?#25176;?#24773;。当你集中精力撰写报告公文的时候,你就不要想着下午开会可能发生什么问题。下午开会的问题,你可以在文件完成后专门考虑。
      我们的一举一动都在和时间打着交道,因此在日常生活和工作中,掌握一些小窍门可能会就为我们的时间管理带来意想不到的效果。下面的这些方法你可以试一试:
      (1)格式化。将你常用的公文、?#20598;?#21517;片档案、表格等设计成相对固定的格式,利用电脑制作成格式化的固定文档。当你需要的时候,只需填空或稍作修改就可以了。
      (2)学会说“不”。很多时候我们碍于情面不会客气地说“不?#20445;?#32467;果浪费了自己的时间。当你遇到无休止的电话、?#36763;摹?#19981;速之客的时候,你要提醒自己婉转地回绝对方,回到自己最重要的事情上面去。
      (3)请人帮忙。不要抱着“万事不求人”的心态。遇到问题或棘手的事情,请朋友或同事帮忙可以大大缩短完成的时间。
      (4)避开高峰。?#39034;怠?#23601;餐、购物、看病等都有高峰的时候,要尽量避开,合理安排。
      (5)善用工具。?#25191;?#31185;技为我们提供了很多节约时间的工具,比如电话、电子邮件、QQ、MSN、视频会议、网上购物、网上银行等,?#23478;?#21892;加利用。
      (6)精于算计。要计算自己的时间成本,比如有时候打个的士可能要多花十元钱,可是你因此节约了一两个小时的时间值多少钱?有不少琐碎的事情可以花自己较少的金钱换来宝贵的时间,比如如果你收入还可观的话,像洗衣服、接孩子、做饭等,都可以由别人代劳。
      (5)远离诱惑。有趣的往往都是不重要的。一些没有任何意义的电视?#35797;?#21095;、小说、花边新闻等,一些不必要的聚会、?#36763;?#31561;,要?#23545;?#22320;离开它们。
      (6)避免争论。有时候,我们常常为了自己的面子,因为一个非原则的问题,或者一个无聊的话题而争论不休,结果不仅伤害了人际关系,还浪费了自己和别人的时间。
      (7)过滤信息。信息爆炸的时代使我们在获得大量信息的同时,也因此付出了宝贵时间的代价,所以,提高自己的信息过滤、采集能力十分重要。日报只需浏览标题即可,或者干脆不要订日报而改订周刊之类的综?#38386;?#20449;息刊物更好。给自己固定几个网站和频道,每天只浏览一两个网站即可。
      (8)善于等待。日常生活中等待是不可避免的,比如等车、等人、排队、坐车、堵车、候机等,这时候千万不要上火骂娘,应该在等待中思考问题、听听音乐、养养神?#21462;?br/>   (9)合理计划。科学利用人体生物钟的规律,以一个主管为例,早晨7点到8点是大脑最清醒和最活跃的时间段,应该在这时做计划、思?#23478;?#20123;复杂的问题;上午的工作效率相对比较高,可以安排会议,处理重要工作,起草重要文件;中午尤其是午饭后应该小憩片刻,以缓解疲劳;下午2点至4点是生物钟的又一个小高峰,可以会见客户、处理公文?#21462;?#25509;下来的则可以处理?#20598;?#22238;电话等,做一些零星的事务。
      (10)绿色休?#23567;?#23613;量避免无休止的喝酒、打牌、打麻将等有损健康又浪费时间的休闲方式,抽出一定的时间进行旅游、?#24039;健?#25955;?#20581;?#20581;身等休闲活动,在亲近大自然的过程中,放松自己紧张的身心,积蓄自己的能量。
      (11)保持整洁。保持工作场地的整洁、有序、干净。如果你是一个文员,自己的办公用品要规范有序,需要时随手可得;每一个月?#23478;?#23545;工作中产生的各种文件、资料等进行整理、分类、归档,没有用的销毁处理;你可以把自己的文件分为红、黄、?#24230;?#31867;,以区别急办、待办、备查备忘的事务?#22351;?#33041;中的文档也要按照纸质文档的办法进行定期清理归档,将那些备用的文件或资料复制到移动硬盘或光盘上,电脑中只保留对近期工作有用的文档,其它一律清除。如果你是一个操作工人,就要将自己的操作台、工具箱?#26085;?#29702;得井井有条,保持工作现场安全、卫生。这些对于树立你干净利索的职业形象很有利。
      时间管理其实就是人生管理。彼得?#24247;侶晨?#35828;过:不会管理时间就不能管理一?#23567;?#23398;习时间管理,目的是希望你未来的历程中,每一天的工作都是?#34892;?#29575;的,而每一天的效率都离你未来的目标更接近。

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