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    数字时间管理

    作者: 佚名  上传时间:2010-05-24  浏览:127
    时间管理多数的人都知道很重要,真的做好时间管理的人却是少之又少。原因并不是不懂得时间管理理论,而是没有适当的方法与工具下,期待习惯的改变真的很难。

    使用Outlook即可做好时间管理

    使用适当的方法与工具,习惯的改变并不是想象困难,很短的时间即可完成原先费时的工作,改变比较可行。多数人会认为选择高阶的时间软件或是项目管理软件,才能做好时间管理,其实只要善用手边常用的软?#24067;?#21482;要将办公室最常见的软件,例如:MS Outlook、Lotus Notes、EXCEL、Project与及智能手机,做好简单的整合应用,即可轻易做好时间管理。最多人用的主流软件,往往是整合性最?#35757;难?#25321;,目前是最普及是微软的Outlook,以下就以Outlook为示范工具。

    时间管理从工作记录开始

    因此如果要做好时间管理的第一步,就是必须先做好工作计划(Work Plan)与时间记录(Time Sheet)。检视自己时间使用的现况,才能针对效益不彰的事项,寻找较?#35757;?#25913;善方案。工作时间记录有如采购清单,前去超级市场买东西,如果事前不做计划,事后没有收据清单,你很可能不清楚你买了那些东西,该买的没买,不该买的买了一堆,金额可能超过你的预算。时间就是金钱,纪录你每天时间的使用状况与及开始有计划的使用你的时间,就是做好时间管理的开始。

    工作计划从定期整理To Do List开始

    养成工作纪录的习惯,每天花20分种,?#25165;?#26126;天的工作计划;每周周末花费一小时,?#25165;?#19979;周的工作规划;每个月底花费至少一天,规划下个月工作计划。透过定期的检讨与计划,可以找出改进时间效益的方案。工作时间管理的重点原则:清单化、模块化、系统化与及流程化。?#24471;?#22914;下:

    把经常性的工作清单化

    因此整理你的以往的所有工作纪录,你会发现很多效益不彰的工作、很多救火性质的重复性的工作,?#34892;?#26159;很琐碎,分开处理将会浪?#35757;?#24456;多时间。将经常性的工作整理成清单,把这些工作清单,存放在Outlook的工作子文件夹中,分成每日例行工作、每周例行工作、每月例行工作、个人事务、不定期事务、经常性项目工作?#22797;?#31867;,然后以盘点清单方式,来做行事历?#25165;?#19982;工作规划,将可节省许多工作计划时间。 以检查表Check List的概念 减少不重要事情的细节规划与及执行重复动作时间的浪费,可以避免遗忘,把时间留给更重要的工作的思考与创造。一次就把事情想周详,一次把事情作对做好。

    工作转换行事历或是工作?#27010;?br/>
    每日或每周定期将工作待办事项,使用Outlook的拖拉功能,?#25165;?#21040;即将到来的行事历上,或是透过电?#26377;?#20214;进行工作?#27010;?#19982;传递。主管级的专业人士,需要将工作?#27010;?#32473;下属,请求下属协助完成,透过电?#26377;?#20214;?#27010;?#24037;作,可以附上完整书面数据,电?#26377;?#20214;的工作?#27010;?#20449;件可留下完整书面时间记录,有利于团队时间管理。

    把重复性的工作模块化

    为了便于多重项目或是不同种类工作,可以将工作分为不同的类别模块来管理。
    使用Outlook中类别的功能,可以轻易的工作分类,可以依照项目种类分类,依照地区或是依照重要等级来分类管理,大幅减少琐碎在工作管理大量出现的视觉干扰,让你很清楚单一项目或是特定性质工作目前的工作?#25165;擰?br/>
    工作项目管理系统化与流程化

    多数的工作并非单一工作,而是一个有连贯性群组工作,因此把相关的工作整理成一个完整的群组工作方案Program,就是工作系统化,也有人会称呼为项目Project。将具有先后顺序的工作,整理成一个完整的工作流程,就是流程化。不同的工作会有不同的流程,例如:新进员工训练流程、新会员问好流程、?#39029;?#24230;培养Program、高度可能购买族群促销方案、产品上市项目?#21462;?br/>
    建立PKM数字时间管理架构

    时间管理是专业人员知识管理PKM中,非常重要的部份。希望真正做好时间管理,必须落实PKM中名片资源管理、文件管理、通讯管理、情报管理等重要建设,方?#34892;?#22823;幅节省时间,奠定良好的时间效率基础。善用行事历与工作,落实工作计划、执行与检讨控管,谨记80/20法则把时间用在刀口上,善用PKM知识管理法则:清单化、模块化、系统化与流程化,进而使用PDA等行动工具,?#34892;?#25972;合应用资源,创造工作绩效。



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